Travaux publics et Services gouvernementaux Canada
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Annexe D2 : Processus de demande de rabais pour volume (DRV-Volet 1 (solution de stockage entreprises) & Volet 2 (solution de stockage intermédiaire)

1.0 Commandes subséquentes passées par l'Autorité de l'offre à commandes (OC) de Travaux Publics et Services Gouvernementaux Canada (TPSGC) dans le cadre du processus de Demande de rabais pour volume (DRV)

1.1 Recours au processus de DRV : Pour les besoins dont la valeur est supérieure aux limites des commandes subséquentes, TPSGC publiera une DRV. En outre, TPSGC pourra, à son gré, publier une DRV pour tous les besoins. Le processus de DRV permet aux offrants de confirmer à TPSGC leur meilleure offre finale à l'égard d'un besoin particulier pour un ou plusieurs utilisateurs identifiés.

1.2 Destinataires des DRV : TPSGC transmettra la DRV à tous les offrants détenteurs d'une offre à commandes (OC) dans le ou les groupes pertinents qui sont inscrits dans le ou les groupes en question à la date de publication de la DRV (ou aux offrants qui satisfont à toutes les exigences relatives à la sécurité).

  1. Lorsqu'elle porte sur des produits faisant partie de plusieurs groupes de la présente offre à commandes principale et nationale (OCPN), la DRV sera transmise aux offrants qui détiennent une OC dans un des groupes pertinents. Les spécifications (dans leur ensemble) définies dans les DRV seront suffisamment générales pour qu'au moins 51 % des offrants dans chaque groupe pertinent puissent y répondre.
  2. Lorsqu'elle porte sur des produits faisant partie d'un seul groupe et qu'il est possible de répondre au besoin par le biais d'un autre groupe sans porter atteinte aux exigences opérationnelles, la DRV peut être transmise aux offrants titulaires d'une OC pour l'un ou l'autre des groupes pertinents. Les spécifications (dans leur ensemble) définies dans les DRV seront suffisamment générales pour qu'au moins 51 % des offrants de chaque groupe pertinent puissent y répondre. L'admissibilité des offrants sera établie à la date de publication de la DRV à partir du site Web du Guide d'acquisition d'ordinateur (GAO).
  3. Responsable technique : TPSGC agira à titre de responsable technique au cours du processus de DRV et pour toutes les commandes subséquentes passées dans le cadre des DRV.

1.3 Objet des DRV : Les DRV peuvent être publiées pour les produits décrits dans les OC.

1.4 Chaque DRV publiée par TPSGC doit renfermer les renseignements suivants :

  1. l'heure et la date avant lesquelles les offrants intéressés doivent répondre à la DRV pour être pris en considération pour la commande subséquente. En règle générale, TPSGC accorde aux offrants un délai de sept jours ouvrables à compter de sa date de publication pour répondre à la DRV. Ce délai peut être plus court (p. ex., dans le cas de besoins urgents) ou plus long (p. ex., dans le cas de besoins complexes), au gré de l'autorité de l'OC;
  2. les besoins spéciaux relatifs à la sécurité, le cas échéant, s'ils diffèrent de ceux qui sont définis dans les clauses du contrat subséquent;
  3. le ou les groupes pertinents de l'OCPN;
  4. les articles demandés par groupe;
  5. les quantités à livrer immédiatement (dans chaque DRV, certaines quantités doivent être livrées immédiatement);
  6. les quantités optionnelles à livrer à une date ultérieure, au gré du Canada. Les quantités optionnelles sont généralement limitées à 100 % de la quantité précisée pour la livraison immédiate. Sauf indication contraire dans la DRV, TPSGC devra exercer l'option qui lui permettra d'acheter les quantités optionnelles dans un délai de 36 mois. On ne publiera de DRV à plus long terme pour des quantités optionnelles supérieures que si TPSGC établit qu'un utilisateur identifié a démontré qu'il était nécessaire d'acheter des quantités additionnelles sur une plus longue durée;
  7. la date de livraison à respecter, si elle est différente du délai de livraison standard exigé dans les clauses du contrat subséquent. TPSGC pourra réduire périodiquement le délai de livraison standard indiqué à l'article « Livraison » des clauses du contrat subséquent en précisant, dans les DRV, un délai de livraison plus court;
  8. l'adresse ou les adresse de livraison;
  9. l'installation nécessaire;
  10. les caractéristiques souhaitables (décrites ci-après) et le critère de sélection (offre la plus basse ou meilleur rapport qualité-prix). La DRV comprendra, le cas échéant, la définition de la notion de « meilleur rapport qualité-prix »;
  11. toutes les exigences relatives à la configuration qui diffèrent de celles des systèmes mémoires de l'OCPN dans le ou les groupes sélectionnées, y compris toutes les options non-évaluées.

1.5 Exigences relatives aux réponses aux DRV : TPSGC ne retiendra que les réponses déposées à la suite des DRV qui satisfont à toutes les exigences suivantes :

  1. Les produits qu'on propose de livrer dans la réponse à la demande de rabais pour volume (DRV) doivent être identiques aux systèmes par défaut, aux mises à niveau et aux composants de l'offrant et/ou aux options non-évaluées (selon le cas), qui ont été approuvés et dont la fourniture a été autorisée dans le cadre de la présente OCPN, tel qu'on le décrit dans le site Web du GAO à la date à laquelle TPSGC a publié la DRV, sauf :
    1. indication contraire dans la DRV;
    2. si les spécifications figurant dans cette DRV dépassent les spécifications de la présente OCPN.
  2. Les systèmes proposés doivent avoir été approuvés et autorisés à être fournis dans le cadre de la présente OCPN. Plus précisément, on ne pourra pas proposer de fournir, en réponse aux DRV, des systèmes qui ont fait l'objet de demandes de remplacement, même s'ils ont été approuvés, à moins qu'ils soient inscrits dans le site Web du GAO à la date à laquelle la DRV est publiée par TPSGC.
  3. Si l'on demande, dans une DRV, d'apporter des améliorations aux spécifications minimales des systèmes par défaut dans un groupe donné, l'offrant doit proposer l'amélioration demandée ou les spécifications du système par défaut déjà approuvées et inscrites dans ce groupe, en choisissant la meilleure des deux propositions.
  4. Pour les articles demandés dans la DRV qui ne sont pas déjà inscrits dans l'OCPN, l'offrant doit, dans sa réponse à la DRV, joindre des fiches de spécifications techniques ou l'adresse URL du site où l'on peut trouver ces spécifications, qui démontrent que le produit offert répond aux exigences de la DRV.
  5. Si un revendeur autorisé, au nom de l'offrant, répond à la DRV ou exécute en partie les travaux, la réponse à la DRV doit être accompagnée du formulaire « Attestation du revendeur autorisé » dûment rempli.
  6. Tous les prix proposés doivent être exprimés en dollars canadiens.
  7. Les prix proposés pour les articles de l'OCPN ne doivent pas être supérieurs aux prix plafond courants de l'offrant inscrits dans le site Web du GAO.
  8. Lorsqu'elle porte sur plusieurs produits appartenant à un même groupe, la réponse à la DRV doit en outre comporter des prix individuels et faire état de la marque et du numéro de modèle de chaque article faisant l'objet de la DRV. L'offrant doit également y indiquer clairement le système qu'il fournira s'il se voit attribuer la commande subséquente.
  9. Tous les prix proposés doivent être des prix unitaires et comprendre tous les rabais offerts sur les prix plafond de l'OCPN, plutôt que des rabais groupés. Si TPSGC estime que les prix unitaires ne correspondent pas aux prix totaux, il se servira des prix unitaires pour calculer les prix totaux exacts et en informera l'offrant. Si différents prix sont regroupés, TPSGC pourra demander à l'offrant de les ventiler; dans ces cas, le prix total de l'offrant pour les articles, après avoir été ventilé selon les différents éléments de prix, devra correspondre au prix proposé au départ pour le groupe d'articles.

1.6 Sélection de l'offrant pour les commandes subséquentes aux DRV :

  1. Critères de sélection : Un offrant peut être retenu en vue d'une commande subséquente à une DRV en fonction du « prix le plus bas » ou du « meilleur rapport qualité-prix ».
    1. Si le critère de sélection est le prix le plus bas, le Canada calculera le coût global de tous les articles (les quantités initiales et les quantités facultatives) énumérés dans la DRV. La réponse à la DRV recevable offrant le coût global le plus bas sera recommandée pour l'attribution d'un contrat.
    2. Si le critère de sélection est le meilleur rapport qualité-prix, le Canada calculera le coût global de tous les articles (les quantités initiales et les quantités facultatives) énumérés dans la DRV après avoir appliqué les pourcentages de rabais pertinents établis dans les Rabais sur les caractéristiques souhaitées.
      1. Caractéristiques souhaitables : Avec l'approbation du responsable technique de TPSGC, on peut préciser, dans la DRV, les caractéristiques souhaitables qui seront prises en considération dans le choix de l'offrant en vue de la commande subséquente. Les caractéristiques souhaitables donneront lieu à une réduction nominale en pourcentage du prix soumissionné pour la DRV, compte tenu de la valeur ajoutée qu'elles procureront au Canada. Dans les cas où le produit proposé en réponse à une DRV comprend les caractéristiques souhaitables précisées dans cette dernière, on déduira le pourcentage correspondant (par exemple 2 %) du prix des quantités obligatoires (et des quantités optionnelles) des produits proposés. Un maximum de 3 % par article s'applique, et la réduction maximale totale du prix soumissionné par l'offrant est de 10 %.
      2. Exemple : Si une DRV est établie pour des systèmes et que la sélection est fondée sur le meilleur rapport qualité-prix avec Rabais sur les caractéristiques souhaitées, la meilleure proposition définitive de prix (MPDP) sera calculée de la façon suivante :
        MPDP = prix unitaire du système X quantité X (100 % - Rabais sur les caractéristiques souhaitées)
      3. TPSGC appliquera cette réduction aux prix proposés, et l'offrant/revendeur autorisés n'aura pas à le faire dans l'offre qu'il déposera pour donner suite à la DRV. On se servira de ces réductions de prix uniquement pour sélectionner l'offrant à qui attribuer la commande subséquente, et il n'y aura aucune incidence sur le prix à facturer si la commande subséquente est passée.
      4. La réponse à la DRV recevable offrant la MPDP la plus basse sera recommandée pour l'attribution d'un contrat.
  2. Réponses multiples : Si l'offrant présente plusieurs réponses à une DRV où il propose de fournir le même système (par exemple, si plusieurs de ses revendeurs autorisés présentent des réponses à titre d'agents) et qu'il souhaite annuler l'une d'entre elles, l'autorité de l'OC de TPSGC se réserve le droit d'exiger qu'il annule toutes ses réponses portant sur le même système.
  3. Retrait d'une réponse à une DRV par l'offrant : L'offrant pourra en tout temps retirer sa réponse à une DRV; dans ce cas, TPSGC ne tiendra plus compte de sa réponse et pourra continuer de tenir compte des réponses des autres offrants.
  4. Considérations socio-économiques : Le choix d'un offrant en vue de la passation d'une commande subséquente au processus de DRV ne reposera pas sur des considérations socio-économiques; toutefois, parmi les caractéristiques souhaitables, le Canada pourra exiger certaines qualités de produit ou certains engagements de la part du fournisseur qui cadrent davantage avec ses objectifs en matière d'achats écologiques et de développement durable.
  5. Réponse unique : S'il ne reçoit qu'une réponse qui satisfait aux exigences de la DRV, le Canada pourra demander à l'offrant de fournir une justification de ses prix en déposant les documents suivants :
    1. une liste de prix à jour indiquant le rabais en pourcentage accordé au Canada;
    2. les factures acquittées pour des biens et services comparables (de qualité et en quantité analogues) vendus à d'autres clients;
    3. une attestation des prix de l'offrant.
    4. Si le Canada constate que les prix proposés ne sont pas avantageux pour lui, il se réserve le droit de rejeter cette offre ou de négocier avec cet offrant.
  6. Démonstrations ou essais de compatibilité : TPSGC pourra exiger que l'offrant démontre, au moyen d'essais (notamment des essais de compatibilité), que tous les articles qu'il propose de livrer à la suite à une DRV respectent les spécifications de cette dernière. Le Canada n'est pas obligé de mettre à l'essai un ou la totalité des produits offerts.
  7. Commandes multiples subséquentes au processus de DRV : Si la DRV l'exige, le besoin global pourra être réparti entre deux offrants et plus.
  8. Négociations : D'autres négociations pourront être menées avant la passation d'une commande subséquente à une DRV. Ces négociations seront dirigées par l'autorité de l'OC nommé dans la DRV. L'autorité de l'OC peut également exiger, avant d'attribuer un contrat, une attestation confirmant que les prix satisfont aux exigences décrites à l'article 7.13 des clauses du contrat subséquent.
1.7 Commande subséquente de DRV
  1. Termes et conditions : Le commande subséquente de DRV est composé des clauses du contrat subséquent établies dans l'OCPN ainsi que des modalités identifiés dans la DRV.
  2. Services optionnels de mise en oeuvre : Dans le cas des DRV, TPSGC se réserve le droit de demander un prix initial fixe pour la mise en oeuvre. Par « mise en oeuvre », on entend, à tout le moins, l'élaboration d'un plan d'architecture et de conception pour le système de mémoire, le découpage en zones du système de commutation (matrice), le découpage de la capacité de stockage, l'attribution des numéros d'unités logiques (LUN), le masquage des LUN ainsi que la configuration des hôtes pour l'accès de base et la reprise sur incident.
  3. Augmentation de la capacité : Dans le cadre de la présente OC, les DRV seront lancées en réponse à un besoin à l'égard d'un ou de plusieurs systèmes. Pendant la durée de tout contrat octroyé à la suite de la DRV, il se peut qu'il faille augmenter la capacité de stockage du système; il se peut également que des problèmes de compatibilité et de propriété voient le jour relativement à toute extension de mémoire après la mise en place du système. Par conséquent, le Canada pourra négocier avec l'entrepreneur retenu en réponse à ce besoin d'extension de mémoire et apporter des modifications au contrat octroyé à la suite de la DRV, à condition que :
    1. les modifications contractuelles visant l'augmentation de la capacité de stockage du système (conformément à la DRV) soient établies seulement durant la période initiale de la garantie du système la DRV (établie au moment de l'attribution du contrat original) et qu'elles correspondent la période de garantie par défaut du matériel (3 ans), à moins qu'une période de garantie du matériel différente ne soit précisée. Lorsqu'une option permet de prolonger la période de garantie du matériel, cette option doit être exercée au moment de l'attribution du contrat original, faute de quoi la période d'augmentation de la capacité équivaudra à la période de garantie par défaut du matériel (3 ans);
    2. tous les systèmes achetés après l'attribution du contrat original auront une période d'augmentation de la capacité correspondant à la période de garantie par défaut du matériel, c'est-à-dire 3 ans;
    3. la portée générale des travaux demeurera inchangée. Toute augmentation de la capacité de stockage doit clairement viser le système initial et non un système de remplacement ou une plateforme de stockage entièrement nouvelle et être destinée au même utilisateur identifié (à moins qu'il y ait eu, depuis l'adjudication du contrat, des modifications à l'utilisateur identifié entraînant l'utilisation du système par un autre utilisateur identifié) et doit comporter toutes les licences supplémentaires nécessaires pour permettre la pleine exploitation du système étendu;
    4. la valeur totale du contrat ne doit pas dépasser le double de la valeur totale de tout contrat (y compris les options) résultant de la présente DRV;
    5. pas plus de trois modifications doivent être apportées au contrat aux fins d'augmentation de la capacité (des modifications additionnelles pourront être apportées pour d'autres raisons);
    6. toute modification visant l'augmentation de la capacité du système acheté en vertu de la DRV doit être soumise à l'autorité d'OC de TPSGC aux fins d'examen et d'approbation;.
    7. le prix de l'équipement acheté par suite d'une modification des commandes subséquentes visées par une DRV et prévoyant l'augmentation de la capacité de stockage du système ne soit pas supérieur de plus de 10 % au prix de la DRV proposée pour cet équipement. Lorsqu'un article est cité tant sous les groupes Obligatoire et Option de la DRV, l'option comportant le prix le plus bas servira aux fins des comparaisons. Pour tous les autres articles du GAO: en vue de se qualifier pour l'augmentation de capacité, les prix doivent correspondre aux prix en vigueur publiés dans le site du GAO, moins un rabais sur volume d'au moins 10 %.
  4. Articles non visés par une offre à commandes : TPSGC se réserve le droit d'ajouter jusqu'à 25 000,00 $ d'articles non visés par une offre à commandes (qui n'ont pas été précisés dans le document de DRV) à toute commande subséquente résultant d'une DRV. Ces articles doivent être fournis à un prix conforme à la liste de prix courante publiée de l'offrant dont seront soustraits les rabais gouvernementaux applicables. Un rabais d'au moins 10 % doit être offert, sinon les articles non visés par une offre à commandes ne seront pas inclus dans la commande subséquente.
  5. Annulation d'une DRV : TPSGC pourra annuler à tout moment un processus de DRV et publier de nouveau la même demande ou une demande comparable par la suite.
1.8 Communication des résultats des DRV :
  1. On fera connaître par écrit les résultats des DRV à tous les offrants qui y auront répondu. L'avis transmis comprendra les renseignements suivants :
    1. le numéro de la DRV (p. ex., DRV no 12345-012345);
    2. le nom de l'offrant retenu (p. ex., XYZ inc.);
    3. la montant de la commande subséquente (p. ex. 177 004,33 $, TPS/TVH comprise);
    4. le nombre de d'offre déposés auprès de TPSGC pour donner suite à la DRV (p. ex. 5);
    5. le prix évalué proposé par l'offrant auquel l'avis est transmis et le prix évalué de l'offrant retenu.
  2. à moins d'y être obligé par un tribunal ou un autre organisme compétent, le Canada ne divulguera pas les prix unitaires proposés par l'offrant à la suite d'une DRV. Le Canada n'indiquera pas non plus, dans l'avis portant sur les résultats de la DRV, les quantités précises des articles qui font l'objet d'une commande subséquente.