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Annexe E : Processus de demande de substitution de produits/révision des prix-Volet 3 (matériel d'archivage, sauvegarde et stockage de proximité)

Il incombe à l’offrant d’accompagner toute demande de remplacement de produit de l’information nécessaire pour qu’elle soit traitée adéquatement. Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) n’acceptera pas de demande de remplacement de produit documentée en partie ou de manière inexacte. Si ces conditions ne sont pas respectées, votre demande de remplacement de produit sera rejetée et vous devrez en présenter une nouvelle accompagnée de l’information exacte et complète.

Chaque demande de remplacement d’un système, de remplacement de types de lecteurs évalués, de remplacement d’autres options connexes, ou de révision de prix doit être présentée à TPSGC en format électronique, par courriel, comme il est indiqué ci-dessous :

  1. Présentez le formulaire Demande de remplacement de produit/Révision de prix de l’annexe E dûment rempli comprenant les détails du produit ou du modèle actuel et du nouveau produit ou modèle. Ce document indiquera quel nouveau produit est remplacé par un produit actuel.
  2. Présentez la Liste des produits (brouillon) de l’annexe B dûment remplie. Ce document devrait indiquer les changements proposés pour la liste des produits actuelle affichée sur le site Web du GAO. Les changements proposés doivent être surlignés : veuillez surligner les ajouts en ROUGE, et toute suppression en BLEU.
  3. Présentez la Liste des produits (copie finale) - Annexe B dûment remplie. Ce document devrait présenter la version définitive de votre nouvelle demande de remplacement (en supposant que tous les changements demandés ont été approuvés par TPSGC). Ce document devrait être prêt à afficher sur le site Web du GAO sans que TPSGC y apporte de modifications.
  4. Veillez à ce que le format des documents ci-dessus, au moment de la soumission, demeure le même que celui de l’offre à commandes initiale accordée.
  5. Veuillez concevoir la présentation des pages que vous présentez de façon qu’elles puissent être imprimées sur du papier 8½ po sur 14 po.
  6. Les offrants peuvent seulement présenter une demande de remplacement à la fois pour des produits dans une catégorie particulière. Cela signifie que des remplacements pour un produit d’une catégorie ne peuvent pas être demandés si une demande de remplacement est déjà en traitement pour cette même catégorie. Si l’offrant désire changer la mise en liste d’un produit pour cette catégorie, il doit attendre que la demande précédente soit entièrement traitée et affichée sur le site Web du GAO (ou rejetée) avant de présenter une nouvelle demande de remplacement pour cette même catégorie.
  7. Afin de clarifier à quel produit l’offrant fait référence dans les catégories pour lesquelles il a plus d’un produit dans sa liste, celui-ci doit donner un numéro à ses produits selon la méthode suivante :

    Le premier produit offert dans une catégorie s’appelle le système A, et le deuxième produit offert dans une catégorie s’appelle le système B. Par exemple, dans la catégorie 3.2, le premier produit offert s’appellerait le produit 3.2a de l’offrant et le deuxième, le produit 3.2b de l’offrant. Les offrants qui présentent une demande de remplacement doivent indiquer quel produit ils souhaitent remplacer (par exemple, catégorie 3.2a ou 3.2b) afin qu’il n’y ait pas de confusion au sujet du produit pour lequel la demande de remplacement est présentée.

  8. Les offrants doivent envoyer la demande de remplacement initiale à l’autorité de l’offre à commandes. Il se peut que la demande soit ensuite transmise à un autre fonctionnaire de TPSGC pour qu'il prenne des mesures et qu’il la traite. Les communications découlant de problèmes (par exemple, l’information manquante) devront intervenir directement auprès de ce fonctionnaire.
  9. Les offrants doivent veiller à ce que le brouillon et le document à afficher (annexe B, Liste des produits) et la Demande de remplacement de produit ou processus de demande de révision de prix comprennent un en-tête commun dans le coin supérieur droit, fournissant les renseignements suivants :

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