Travaux publics et Services gouvernementaux Canada
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DEMANDE DE RABAIS SUR VOLUME (DRV)

On fait appel à des DRV pour acheter de l'équipement informatique dans le cadre des offres à commandes principales et nationales (OCPN), lorsque la valeur de l'équipement est supérieure aux limites fixées pour chaque commande subséquente. La DRV permet à tous les fournisseurs inscrits dans la catégorie sélectionnée de déposer leur « meilleure offre finale » pour la quantité précisée.

PROCESSUS ET DÉLAIS APPROXIMATIFS
(Remarque  les délais sont exprimés en jours ouvrables, sauf s'il s'agit de délai de livraison.)

ÉTAPE 1 – ATTRIBUTION À Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) De 2 à 4 JOURS

On fait parvenir la demande à l'Unité des attributions centrales à TPSGC, qui l'enregistre dans son système, puis la confie à la Division du matériel informatique; le gestionnaire de cette division l'attribue ensuite à un agent de négociation des contrats.

ÉTAPE 2 – EXAMEN EFFECTUÉ PAR L'AUTORITÉ CONTRACTANTE DE TPSGC De 3 à 10 JOURS

L'autorité contractante de TPSGC examine la demande d'achat et les renseignements fournis, détermine les renseignements supplémentaires à réunir, prépare le document de la DRV, obtient les approbations nécessaires, et ainsi de suite. TPSGC a souvent besoin de plus amples renseignements, par exemple les caractéristiques techniques complémentaires ou les caractéristiques pour les essais, l'information sur les délais de livraison, les critères de sélection, ou simplement des précisions sur les besoins. Les caractéristiques techniques sont transmises à la Division des services techniques de TPSGC. Le client et le responsable technique de TPSGC doivent s'entendre sur ces caractéristiques avant de les reproduire dans la DRV.

On doit faire parvenir au client une version provisoire de la DRV pour examen et commentaires; en effet, il est conseillé de faire examiner par le client la version provisoire de la DRV avant de l'adresser aux fournisseurs.

ÉTAPE 3 – TRANSMISSION DE LA DRV AUX FOURNISSEURS De 3 à 7 JOURS

On transmet le document de la DRV par télécopieur aux fournisseurs admissibles titulaires d'une OCPN, dans la catégorie de l'OCPN précisée dans la DRV. Les DRV des OCPN ne sont pas diffusées sur MERX. En principe, on donne aux fournisseurs un délai de cinq jours ouvrables pour donner suite aux DRV. Les fournisseurs doivent faire parvenir leur offre à l'Unité de réception des soumissions de TPSGC. Ils ne doivent pas les adresser directement à l'autorité contractante de TPSGC.

Avant la date de clôture, les fournisseurs peuvent poser des questions, qui sont présentées par écrit à l'autorité contractante de TPSGC. On doit diffuser les réponses parmi tous les fournisseurs inscrits dans la catégorie de l'OCPN. Cela peut parfois entraîner des retards dans le processus d'attribution des contrats, selon le délai qu'il faut compter pour la recherche et pour apporter aux questions des réponses exactes.

ÉTAPE 4 – ÉVALUATION DES OFFRES De 1 JOUR à 3 JOURS

L'autorité contractante de TPSGC évalue les offres, en s'assurant que toutes les exigences obligatoires sont respectées. On procède à une évaluation financière et à une évaluation technique. L'autorité contractante de TPSGC s'occupe de l'évaluation financière et transmet les caractéristiques techniques à la Division des services techniques de TPSGC pour l'évaluation technique. Le client peut, s'il le souhaite, procéder à son propre examen des caractéristiques techniques.

Il faut parfois demander des précisions aux fournisseurs afin de confirmer que leur offre est conforme aux conditions. Cela peut entraîner des retards dans le processus d'achat.

Les critères de sélection peuvent être établis d'après le prix le plus bas ou le meilleur rapport qualité-prix, selon les modalités indiquées dans la DRV. Dans la méthodologie du meilleur rapport qualité-prix, on applique les rabais souhaitables et/ou comparatifs aux prix offerts (pour les besoins de l'évaluation seulement), d'après le rendement et/ou les fonctions du système. Dans l'évaluation, on tient compte des systèmes optionnels.

ÉTAPE 5 – ESSAIS EFFECTUÉS PAR LE CLIENT (au besoin) De 3 à 21 JOURS

Après avoir été contacté par TPSGC, le fournisseur dispose d'un délai de 24 à 72 heures pour fournir les systèmes à soumettre à des essais. Les essais se déroulent d'après les caractéristiques définies par le client (avec l'approbation de TPSGC) et précisées dans le document de la DRV, ainsi que dans les clauses et les conditions des OCPN pour les systèmes par défaut. Les OCPN peuvent être légèrement différentes pour chaque bien; il faudrait les rappeler dans les instructions portant sur les essais particuliers à effectuer.

Si l'offre respecte toutes les exigences obligatoires de la DRV, on peut recommander de passer le bon de commande. Sinon, l'autorité contractante de TPSGC contacte le soumissionnaire qui s'est inscrit au rang suivant dans l'évaluation.

ÉTAPE 6 – PASSATION DU BON DE COMMANDE De 1 JOUR à 4 JOURS

L'autorité contractante de TPSGC prépare le bon de commande et l'adresse au soumissionnaire qui a déposé l'offre conforme la plus basse selon l'évaluation. On doit faire parvenir la version provisoire du bon de commande au ministère client pour qu'il l'examine avant l'attribution du contrat, afin de s'assurer que ce bon de commande est à sa satisfaction. Veuillez noter que le contrat se présente sous la forme d'un bon de commande passé dans le cadre de l'OCPN.

ÉTAPE 7 – LIVRAISON De 15 à 30 JOURS CIVILS

Les délais varient en fonction des biens et de la quantité; veuillez consulter les clauses et les conditions de l'OCPN correspondante.

Remarques

  • Rappelez-vous que TPSGC est extrêmement occupé pendant la période comprise entre le 1er janvier et le 31 mars, en raison des différents besoins des nombreux ministères avant la fin de l'exercice financier et que les délais peuvent être rajustés.
  • Chaque OCPN peut comporter des clauses et des conditions légèrement différentes; il faudrait donc passer en revue les différentes OCPN pour chaque besoin.
  • Puisqu'on fait de nouveau appel à la concurrence à environ une fois tous les 24 mois dans le cadre des OCPN, les clauses et les conditions peuvent être modifiées; il faudrait donc en prendre connaissance chaque fois.
  • Il s'agit de délais indicatifs seulement.