Travaux publics et Services gouvernementaux Canada
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Annex D

OCPN Micro-ordinateurs E60EJ-11000C/xxx/EJ

Annexes


Annexe D : Processus de DRV

1.1 Commandes subséquentes passées par l’autorité de l'offre à commandes (OC) de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) dans le cadre du processus de Demande de rabais pour volume (DRV) :

  1. Recours au processus de DRV  : Pour les besoins dont la valeur est supérieure aux limites des commandes subséquentes, TPSGC publiera une DRV. En outre, TPSGC pourra, à son gré, publier une DRV pour tous les besoins. Le processus de DRV permet aux offrants de confirmer à TPSGC leur meilleure offre finale à l'égard d'un besoin particulier pour un ou plusieurs utilisateurs désignés.

  2. Destinataires des DRV  : TPSGC transmettra la DRV à tous les offrants détenteurs d'une OC dans la ou les catégories pertinentes qui sont inscrits dans la ou les catégories en question à la date de publication de la DRV (ou aux offrants qui satisfont à toutes les exigences relatives à la sécurité). Lorsqu'elle porte sur des produits faisant partie de plusieurs catégories de la présente offre à commandes principale et nationale (OCPN), la DRV sera transmise aux offrants qui détiennent une OC dans les catégories pertinentes. L'admissibilité des offrants sera établie à la date de publication de la DRV à partir du site Web du Guide d’acquisition d’ordinateur (GAO). Les spécifications (dans leur ensemble) définies dans les DRV seront suffisamment générales pour qu'au moins 66 % des offrants dans chaque catégorie pertinente puissent y répondre.

  3. Responsable technique : TPSGC agira à titre de responsable technique pour toutes processus de DRV et les commandes subséquentes passées dans le cadre des DRV.

1.2 Objet des DRV  :

  1. Les DRV peuvent être publiées pour les produits décrits dans les OC.

  2. Chaque DRV publiée par TPSGC doit renfermer les renseignements suivants :

    1. l'heure et la date avant lesquelles les offrants intéressés doivent répondre à la DRV pour être pris en considération pour la commande subséquente. En règle générale, TPSGC accorde aux offrants un délai de sept jours ouvrables, à compter de la date de publication de cette dernière, pour répondre à la DRV. Ce délai peut être plus court (p. ex., dans le cas de besoins urgents) ou plus long (p. ex., dans le cas de besoins complexes), au gré de l'autorité de l'OC;

    2. les besoins spéciaux relatifs à la sécurité, le cas échéant, s'ils diffèrent de ceux qui sont définis dans les clauses du contrat subséquent;

    3. la ou les catégories de l'OCPN visées;

    4. les articles demandés par catégorie;

    5. les quantités à livrer immédiatement (dans chaque DRV, certaines quantités doivent être livrées immédiatement);

    6. les quantités optionnelles à livrer à une date ultérieure, au gré du Canada. Les quantités optionnelles sont généralement limitées à 100 % de la quantité précisée pour la livraison immédiate. Sauf indication contraire dans la DRV, TPSGC devra exercer l'option qui lui permettra d'acheter les quantités optionnelles dans un délai de 12 mois. On ne publiera de DRV à plus long terme pour des quantités optionnelles supérieures que si TPSGC établit qu'un utilisateur désigné a démontré qu'il était nécessaire d'acheter des quantités additionnelles sur une plus longue durée;

    7. la date de livraison à respecter, si elle est différente du délai de livraison standard exigé dans les clauses du contrat subséquent. TPSGC pourra réduire périodiquement le délai de livraison standard indiqué à l'article « Livraison » des clauses de la commande subséquente en précisant, dans les DRV, un délai de livraison plus court;

    8. l'adresse ou les adresses de livraison;

    9. l'installation nécessaire;

    10. les caractéristiques souhaitables (décrites ci-après) et le critère de sélection (offre la plus basse ou meilleur rapport qualité-prix). La DRV comprendra, le cas échéant, la définition de la notion de « meilleur rapport qualité-prix »;

    11. toutes les exigences relatives à la configuration qui diffèrent de celles des systèmes mémoires de l'OCPN dans la ou les catégories sélectionnées, y compris tous les types de lecteurs évalués et toutes les autres options connexes.

  3. Annulation d’une DRV  : TPSGC pourra annuler à tout moment un processus de DRV et publier de nouveau la même demande ou une demande comparable par la suite.

1.3 Exigences relatives aux réponses aux DRV  :

  1. TPSGC ne retiendra que les réponses déposées à la suite des DRV qui satisfont à toutes les exigences suivantes :

    1. Les produits qu'on propose de livrer dans la réponse à la demande de rabais pour volume (DRV) doivent être identiques aux systèmes par défaut, aux mises à niveau et aux composants de l'offrant et/ou aux autres éléments connexes (selon le cas), qui ont été approuvés et dont la fourniture a été autorisée dans le cadre de la présente OCPN, tel qu’on le décrit dans le site Web du guide d’acquisition d’ordinateur (GAO) à la date à laquelle TPSGC a publié la DRV, sauf :

      1. indication contraire dans la DRV;

      2. si les spécifications figurant dans cette DRV dépassent les spécifications de la présente OCPN; ou

      3. si le produit proposé, parmi ceux définis dans le point (iii) ci-dessous, dépasse les spécifications du produit de la présente OCPN.

    2. Les systèmes proposes doivent avoir été approuvés et la fourniture autorisée dans le cadre de la présente OCPN. Plus précisément, on ne pourra pas proposer de fournir, en réponse aux DRV, des systèmes qui ont fait l'objet de demandes de remplacement, même s'ils ont été approuvés, à moins qu'ils soient inscrits dans le site Web du GAO à la date à laquelle la DRV est publiée par TPSGC.

    3. TPSGC ne tiendra compte que des produits admissibles en vertu des dispositions du paragraphe (i) (C) pour les éléments suivants : disques optiques, disques durs, souris, claviers, etc.

    4. Si l'on demande, dans une DRV, d'apporter des améliorations aux spécifications minimales des systèmes par défaut dans une catégorie donnée, l'offrant doit proposer l'amélioration demandée ou les spécifications du système par défaut déjà approuvées et inscrites dans cette catégorie, en choisissant la meilleure des deux propositions.

    5. pour les articles demandés dans la DRV qui ne sont pas déjà inscrits dans l'OCPN, l'offrant doit, dans sa réponse à la DRV, joindre des fiches de spécifications techniques ou l'adresse URL du site où l'on peut trouver ces spécifications, qui démontrent que le produit offert répond aux exigences de la DRV et de la présente OCPN.

    6. Si un revendeur agréé dépose, au nom de l'offrant, une offre pour donner suite à une DRV ou exécute une partie des travaux, cette offre devra être accompagnée d'une attestation de revendeur agréé remplie en bonne et due forme

    7. tous les prix proposés doivent être exprimés en dollars canadiens;

    8. les prix proposés pour les articles de l'OCPN ne doivent pas être supérieurs aux prix plafond courants de l'offrant inscrits dans le site Web du GAO;

    9. lorsqu'elle porte sur plusieurs produits appartenant à une même catégorie, la réponse à la DRV doit en outre comporter des prix individuels et faire état de la marque et du numéro de modèle de chaque article faisant l'objet de la DRV. L'offrant doit également y indiquer clairement le système qu'il fournira s'il se voit attribuer la commande subséquente;

    10. tous les prix proposés doivent être des prix unitaires et comprendre tous les rabais offerts sur les prix plafonds de l'OCPN, plutôt que des rabais groupés. Si TPSGC estime que les prix unitaires ne correspondent pas aux prix totaux, il se servira des prix unitaires pour calculer les prix totaux exacts et en informera l'offrant. Si différents prix sont regroupés, TPSGC pourra demander à l'offrant de les ventiler; dans ces cas, le prix total de l'offrant pour les articles, après avoir été ventilé selon les différents éléments de prix, devra correspondre au prix proposé au départ pour le groupe d'articles.

1.4 Sélection de l'offrant pour les commandes subséquentes aux DRV  :

  1. Critères de sélection : Un offrant peut être retenu en vue d'une commande subséquente à une DRV en fonction du prix le plus bas ou du meilleur rapport qualité-prix.

    1. Si le critère de sélection est le prix le plus bas, le Canada calculera le coût global de tous les articles (les quantités initiales et les quantités facultatives) énumérées à la DRV La réponse à la DRV recevable offrant la MPDP la plus basse sera recommandée pour l'attribution d'un contrat.

    2. Si le critère de sélection est le meilleur rapport qualité-prix, le Canada calculera le coût global de tous les articles (les quantités initiales et les quantités facultatives) énumérées à la DRV après avoir appliqué les pourcentages de réduction des rabais de DRV et/ou des rabais sur les caractéristiques souhaitées.

      1. Les pourcentages de rabais des DRV  : Les pourcentages de rabais des DRV qui s'appliqueront à chaque système sont ceux qui sont indiqués dans la section du rapport sur les tests d'évaluation des performances du site Web GAO de TPSGC à la date et à l'heure de la publication des DRV. Ces pourcentages de rabais des DRV s'appliqueront au prix des systèmes proposés dans l'OCPN uniquement. Ces pourcentages de rabais des DRV seront inclus dans une annexe à la DRV.

      2. Caractéristiques souhaitables : Avec l'approbation du responsable technique de TPSGC, on peut préciser, dans la DRV, les caractéristiques souhaitables qui seront prises en considération dans le choix de l'offrant en vue de la commande subséquente. Les caractéristiques souhaitables donneront lieu à une réduction nominale en pourcentage du prix soumissionné pour la DRV, compte tenu de la valeur ajoutée qu'elles procureront au Canada. Dans les cas où le produit proposé en réponse à une DRV comprend les caractéristiques souhaitables précisées dans cette dernière, on déduira le pourcentage correspondant (par exemple 2 %) du prix des quantités obligatoires (et des quantités optionnelles) des produits proposés. Un maximum de 5 % par article s’applique et la réduction maximale totale du prix soumissionné par l'offrant est de 10 %. TPSGC appliquera cette réduction aux prix soumissionnés, alors les offrants n'auront pas à le faire dans leur réponse à la DRV.

      3. Par exemple, si il y a une DRV pour des systèmes et une autre produit et le critère de sélection est le meilleur rapport qualité-prix avec les pourcentages de rabais des DRV s’appliquent aux systèmes et un characteristiques souhaitables s’applique à l’autre prosuit, la meilleure proposition définitive de prix (MPDP) sera calculée de la façon suivante :

        MPDP = Prix unitaire des systèmes X quantité X (100 % - % de rabais DRV ) + prix de l’autre produit X quantité X X (100 % - rabais sur les caractéristiques souhaitées applicable)

      4. TPSGC appliquera cette réduction aux prix proposés, et l' Offrant/revendeur autorisé n'aura pas à le faire dans l'offre qu'il déposera pour donner suite à la DRV. On se servira de ces réductions de prix uniquement pour sélectionner l'offrant à qui attribuer la commande subséquente, et il n'y aura aucune incidence sur le prix à facturer si la commande subséquente est passée.

      5. La réponse à la DRV recevable offrant la MPDP la plus basse sera recommandée pour l'attribution d'un contrat.

  2. Catégories multiples : Lorsqu'une DRV est émise pour des catégories multiples :

    1. Si les offrants actives dans chaque catégorie spécifiées par la DRV sont la même, on effectuera une évaluation pour tout le besoin. Si demandé par l’utilisateurs désignés et spécifié par le DRV, on effectuera une évaluation pour chaque catégorie.

    2. Si les offrants actives dans chaque catégorie spécifiées par la DRV sont différents, on effectuera une évaluation pour chaque catégorie. Lorsqu'elle est approuvée par le responsable technique de TPSGC, une réduction pour les caractéristiques souhaitables peut être appliquée au prix proposé par les Offrant/revendeur autorisé qui déposent une offre pour des catégories multiples. Toute DRV pour laquelle cette réduction s'applique doit contenir une explication sur la façon dont la réduction pour les caractéristiques souhaitables doit être appliquée.

  3. Réponses multiples : Si l'offrant présente plusieurs réponses à une DRV où il propose de fournir le même système (par exemple, si plusieurs de ses revendeurs autorisés présentent des réponses à titre d'agents) et qu'il souhaite annuler l'une d'entre elles, l'autorité de l'OC de TPSGC se réserve le droit d'exiger qu'il annule toutes ses réponses portant sur le même système.

  4. Retrait d'une réponse à une DRV par l'offrant : L'offrant pourra en tout temps retirer sa réponse à une DRV; dans ce cas, TPSGC ne tiendra plus compte de sa réponse et pourra continuer de tenir compte des réponses des autres offrants.

  5. Considérations socio-économiques : Le choix d'un offrant en vue de la passation d'une commande subséquente au processus de DRV ne reposera pas sur des considérations socioconomiques; toutefois, parmi les caractéristiques souhaitables, le Canada pourra exiger certaines qualités de produit ou certains engagements de la part du fournisseur qui cadrent davantage avec ses objectifs en matière d'achats écologiques et de développement durable.

  6. Réponse unique : S'il ne reçoit qu'une réponse qui satisfait aux exigences de la DRV, le Canada pourra demander à l'offrant de fournir une justification de ses prix en déposant les documents suivants :

    1. une liste de prix à jour indiquant le rabais en pourcentage accordé au Canada;

    2. les factures acquittées pour des biens et services comparables (de qualité et en quantité analogues) vendus à d'autres clients;

    3. une attestation des prix de l'offrant.

    4. Si le Canada constate que les prix proposés ne sont pas avantageux pour lui, il se réserve le droit de rejeter cette offre ou de négocier avec cet offrant.

  7. Démonstrations ou essais de compatibilité : TPSGC pourra exiger que l'offrant démontre, au moyen d'essais (notamment des essais de compatibilité), que tous les articles qu'il propose de livrer à la suite à une DRV respectent les spécifications de cette dernière. Le Canada n'est pas obligé de mettre à l'essai un ou la totalité des produits offerts.

  8. Commandes multiples subséquentes au processus de DRV  : Si la DRV l'exige, le besoin global pourra être réparti entre deux offrants et plus.

  9. Négociations : D'autres négociations pourront être menées avant la passation d'une commande subséquente à une DRV. Ces négociations seront dirigées par l'autorité de l'OC nommée dans la DRV. L'autorité de l'OC peut également exiger, avant d'attribuer un contrat, une attestation confirmant que les prix satisfont aux exigences décrites à l'article 7.13 des clauses du contrat subséquent.

1.5 Commande subséquente de DRV  :

  1. Termes et conditions : Le commande subséquente de DRV est composé des clauses de contrat subséquent établies dans l'OCPN, ainsi que des modalités identifiés dans la DRV.

  2. Services optionnels de mise en œuvre : Dans le cas des DRV, TPSGC se réserve le droit de demander un prix initial fixe pour la mise en œuvre. La definition de la mise en œuvre peuvent être définis lors de TPGSC et de l’engagement client.

  3. Pour UNIX, Serveurs Lames et serveurs de quatre ou plus cœurs : Dans le cadre de la présente OC, les DRV seront lancées en réponse à un besoin à l'égard d'un ou de plusieurs systèmes. Pendant la durée de tout contrat octroyé à la suite d'une DRV, il se peut qu'il faille augmenter la capacité de stockage du système; il se peut également que des problèmes de compatibilité et de propriété voient le jour relativement à toute extension de mémoire après la mise en place du système. Par conséquent, le Canada pourra négocier avec l'entrepreneur retenu en réponse à ce besoin d'extension de mémoire et apporter des modifications au contrat octroyé à la suite de cette DRV, à condition que :

    1. les modifications contractuelles visant l'extension de mémoire du système soient établies seulement durant la période de la garantie du système mis en place à la suite de la DRV;

    2. la portée générale des travaux demeure inchangée; toute extension de mémoire de stockage doit clairement viser le système acheté (et non un système de remplacement ou une plateforme de stockage entièrement nouvelle) et être destinée au même utilisateur désigné (à moins qu’il y ait eu, depuis l’adjudication du contrat, des modifications à l’utilisateur désigné entraînant l’utilisation du système par un autre utilisateur désigné);

    3. la valeur finale du contrat ne doit pas dépasser le double de la valeur totale de tout contrat (y compris les options) résultant de la présente DRV;

    4. pas plus de trois modifications doivent être apportées au contrat aux fins d'extension de mémoire (des modifications additionnelles pourront être apportées pour d'autres raisons);

    5. toute modification visant l'extension de mémoire du système acheté en vertu de la DRV soit soumise à l'autorité d'OC de TPSGC aux fins d'examen et d'approbation;

    6. le prix de l'équipement acheté par suite d'une modification des commandes subséquentes visées par une DRV et prévoyant l'augmentation de la capacité du système ne soit pas supérieur de plus de 10 % au prix de la DRV proposée pour cet équipement. Lorsqu'un article est cité tant sous les groupes Obligatoire et Option de la DRV, le prix de l'option de la DRV servira aux fins des comparaisons. Pour tous les autres articles : En vue de se qualifier pour l'augmentation de capacité, un rabais semblable doit être offert.

  4. Articles non visés par une offre à commandes : TPSGC se réserve le droit d'ajouter jusqu'à 25 000 $ d'articles non visés par une offre à commandes (qui n'ont pas été précisés dans le document de DRV) à toute commande subséquente résultant d'une DRV. Ces articles doivent être fournis à un prix conforme à la liste de prix courante publiée de l'offrant dont seront soustraits les rabais gouvernementaux applicables. Un rabais d'au moins 10 % doit être offert, sinon les articles non visés par une offre à commandes ne seront pas inclus dans la commande subséquente.

1.6 Communication des résultats des DRV  :

  1. On fera connaître par écrit les résultats des DRV à tous les offrants qui y auront répondu. L'avis transmis comprendra les renseignements suivants :

    1. le numéro de la DRV (p. ex., DRV no 12345 012345);

    2. le nom de l'offrant retenu (p. ex., XYZ inc.);

    3. le montant de la commande subséquente (p. ex., 177 004,33 $, TPS ou TVH incluses);

    4. le nombre d'offres déposées auprès de TPSGC pour donner suite à la DRV (p. ex., cinq offres);

    5. le prix évalué proposé par l'offrant auquel l'avis est transmis et le prix évalué de l'offrant retenu.

  2. À moins d'y être obligé par un tribunal ou un autre organisme compétent, le Canada ne divulguera pas les prix unitaires proposés par l'offrant à la suite d'une DRV. Le Canada n'indiquera pas non plus, dans l'avis portant sur les résultats de la DRV, les quantités précises des articles qui font l'objet d'une commande subséquente.